نظام آراستگی ۵S – استاندارد ۵S محیط کار

به طور کلی نظام آراستگی چیست؟

نظام آراستگی یک برنامه ساختاریافته برای دستیابی به سازماندهی کامل، پاکیزگی و استانداردسازی در محیط کار است. یک محل کار به خوبی سازماندهی شده، منجر به عملیات ایمن تر و کارآمدتر  می شود همچنین روحیه پرسنل و کارگران را تقویت می کند، احساس غرور در کارشان و مالکیت مسئولیت هایشان را تقویت می کند.

هدف این مقاله بررسی فرآیند اجرای ۵S در تمام سناریوهای مختلف تولید می باشد و بر نتایج مثبت نظام آراستگی تاکید می کند. همچنین این مقاله براساس مرور ادبیات سیستماتیک می باشد که تکنیک پیاده سازی استاندارد ۵S را در سازمان های مختلف نظارت می کند. نظام آراستگی محیط کار یکی از ابزارهای عالی برای نگهداری وسائل و تجهیزات، بهداشت محیط، ایمنی، بهبود مستمر و تعالی سازمانی بوده و ارتباط تنگاتنگی با استانداردهای ایزو به خصوص ایزو ۹۰۰۱ دارد.

بنابراین در وحله اول یادگیری نکات مهم و ضروری این سیستم توصیه می شود که بنابر نیاز می توان از مشاورین و متخصصین خبره در این زمینه، کمک گرفت. مشاوران ما، در شرکت طاها مدیران در هدایت کسب و کارهای شما در پیچیدگی های استاندارد ایزو تخصص دارند و به شما در بی نقص بودن، مراحل اخذ ایزو اطمینان می دهند. تعهد ما به صدور گواهینامه ختم نمیشود ما با تجربه و دانش خود، برای بهبود مستمر و پشتیبانی مداوم ، شما را در مسیر موفقیت همراهی میکنیم. شعار طاها مدیران “انتخاب ما باعث پیشرفت شماست“

نظام آراستگی ۵S چیست؟

نظام آراستگی ۵S، یک شکل سیستماتیک از مدیریت بصری است که از هر چیزی از نوار کف گرفته تا دفترچه راهنمای عملیات استفاده می کند. این فقط در مورد تمیزی یک سازمان نیست، بلکه در مورد به حداکثر رساندن کارایی و سود است. ۵S چارچوبی است که بر استفاده از یک ذهنیت و ابزار خاص برای ایجاد کارایی و ارزش تاکید دارد که شامل مشاهده، تجزیه و تحلیل، همکاری، جستجو برای اتلاف و همچنین شامل تمرین حذف اتلاف است. ۵S شامل پنج عبارت است که همگی با حرف “S”شروع می شوند.

۵s مخفف چیست؟

۵s مخفف چیست؟استاندارد ۵S مخفف ۵ کلمه ی ژاپنی است که بندها و مراحل اجرای این استانداردها را هم نشان می دهند:

1. Seiri  ساماندهی: نظم دادن به کلیه ی اجزاء سازمان از طریق تفکیک اقلام ضروری از غیر ضروری؛
2. Seiton  نظم و ترتیب: قراردادن اقلام در بهترین مکان به شکلی که بتوان به بهترین نحو و در سریعترین زمان ممکن از آن ها استفاده نمود؛
3. Seiso  پاکیزه سازی: دورریختن مواد زائد و پاکیزه کردن سایر اشیاء از آلودگی ها؛
4. Seiketsu استانداردسازی: تعیین روشی جهت کنترل و اصلاح دائمی ( مانند انجام بازرسی های دوره ای، استفاده از علائم مربوط به تجهیزات خاموش کننده و …. )؛
5. Shitsuke انضباط: نهادینه کردن لزوم پیاده سازی نظام آراستگی در پرسنل از طریق آموزش، تمرین و تکرار پرسنل.

آیا نظام آراستگی ۵S بخشی از ایزو است؟

نظام آراستگی ۵S، یک ابزار کار برای ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ است که برای کمک به مدیران و پرسنل کار به طور سیستماتیک برای دستیابی به سازماندهی، استانداردسازی، کارایی و ایمنی بیشتر در محل کار ایجاد شده است.

تاریخچه نظام آراستگی ۵S چیست؟

تاریخچه ۵S از سیستم تولید تویوتا می آید که توسط Tahichi Ohno در دهه ۶۰ در ژاپن توسعه داده شد. پنج S آن از پنج کلمه ژاپنی می آید که عبارتند از Seiri، Seiton، Seiso، Seiketsu و Shitsuk که ترجمه آن ها به ترتیب عبارتند از: مرتب سازی، ترتیب دادن، درخشش، استانداردسازی و پایداری. این پنج کلمه مربوط به پنج مرحله است که باید توسط هر شرکتی که از نظام آراستگی استفاده می کند، دنبال شود.

در ابتدا، سیستم ۵S یک سیستم کاملا محرمانه بود و به دلیل محبوبیت سیستم تولید تویوتا، مزایای بسیاری را برای سازمان ها به ارمغان می آورد که برخی از آن ها را در زیر فهرست می کنیم:

• کیفیت بالاتر در محصول نهایی
• کاهش هزینه در تولید
• افزایش بهره وری
• رضایت بیشتر کارکنان
• محیط کار ایمن تر

مراحل مختلف استاندارد نظام آراستگی ۵S

در نظام آراستگی ۵S، هر مرحله چه مواردی را شامل می شود؟ در هر مرحله چه مواردی به طور خاص مهم است؟

        سازماندهی Seiri

در استاندارد ۵S، اساس گام اول چه چیزی است؟ این است که مشخص کنیم چه مواد، تجهیزات و ابزارهایی باید در محل کار وجود داشته باشد و هر چیزی که برای کارهای روزمره ضروری نیست، حذف شود. برای انجام یک کار خوب در این مرحله، ابتدا باید تعداد دفعات استفاده از هر مورد را مشخص کنیم. مطمئنا هیچ کسی بهتر از پرسنل در هر فضای کاری برای انجام این کار وجود ندارد. پرسنل باید بررسی کنند که چه ابزارهایی واقعا مورد نیاز هستند و یا به چه ابزارهایی نیاز ندارند. نمونه زیر به شما کمک می کند تا سفر خود را در مورد پیاده سازی نظام آراستگی S5 شروع کنید:

استفاده صحیح از اولین S برای جلوگیری از اتلاف ها ضروری است، اگر مواد، تجهیزات و یا ابزارهای غیر‌‌ضروری را نگه داریم، این امر تاثیر منفی بر اجرای S-‌های زیر خواهد داشت:

• S دوم: ما یک فضا را برای آن ها تعریف و علامت گذاری می کنیم.
• S سوم: ما یک برنامه تمیز کردن برای آن ها تعریف می کنیم.
• S چهارم: استاندارد‌های غیر‌ضروری را اعمال می کنیم.
• S پنجم: اقدامات بهبود را اعمال می کنیم یا ممیزی های غیر ضروری را روی این عناصر انجام می دهیم.

نظم و ترتیب Seiton

در استاندارد ۵S، این مرحله شامل سازماندهی فضای ذخیره سازی برای استفاده کارآمد است که مشخص می کند چه ترتیباتی منطقی تر است و چطور؟ که با فکر کردن در مورد وظایف و فراوانی آن وظایف باید انجام شود و اما هدف نهایی این مرحله چه چیزی می تواند باشد؟ هدف نهایی این مرحله، داشتن یک منطقه کاری کارآمد و سازماندهی شده است.

این شامل سازماندهی بهترین مکان برای استفاده کارآمد از ایستگاه کاری است، که مشخص می کند کدام طرح بندی از همه منطقی تر است.

گرفتن ایزو ۵S یک استاندارد ارزشمند برای سازمان هایی است که به دنبال بهبود بهره وری، ایمنی، کیفیت، رضایت مشتری و اعتبار خود هستند. با پیاده سازی اصول ۵S سازمان ها می توانند محیط کار خود را ایمن تر ، کارآمدتر و موثرتر کنند.

پاکیزه سازی Seiso

در استاندارد ۵S، پاکیزه سازی به lمواردی ساده -و گاهی نادیده گرفته شده-  مانند تمیز کردن محل کار اشاره دارد. می خواهیم بدانیم بخش مهم در اینجا چیست؟ بخش مهم در اینجا شناسایی منبع کثیفی برای از بین بردن است، به عنوان یک یادداشت، تمیزترین آن چیزی نیست که بیشتر تمیز می کند، بلکه آن چیزی است که کمترین آلودگی را دارد، اما این نه تنها شامل تمیز کردن اولیه است، بلکه تعمیر و نگهداری منظم نیز ضروری است و باید برای جلوگیری از خرابی و حوادث برنامه ریزی شود.

به طور خلاصه، در نظام آراستگی ۵S باید:

• منابع کثیفی را شناسایی کنید.
• استانداردهای نظافت را توسعه دهید.
• با از بین بردن آلودگی‌ها، نظافت را ساده و آسان کنید.

استانداردسازی Seikestu

 هدف از سه S اول چیست؟

هدف از سه S اول، این است که بتواند حالت مرجعی را ایجاد کند که منجر به اولین سطح کارایی محصول ایستگاه های کاری از نظر انتخاب، نظم و تمیزی شود. بنابراین، این اولین مرحله از استانداردسازی S چهارم است.

پس از رسیدن به حالت مرجع، استانداردسازی برای مقابله با تمایل طبیعی برای بازگشت به شیوه های قدیمی (یا حتی بد) ضروری است (اما کافی نیست).

در واقع پس از اعمال سه S اول، ما باعث ایجاد وقفه در بهبود مستمر PDCA خود شده‌ایم، در اینجا چهارمین S  استاندارد می آید که عبارت است از:

• رسمی شدن وضعیت مرجع (عکس ها یا طرح ها) که برای تشخیص انحراف با توجه به “استاندارد” (وضعیت مرجع) ضروری است.
• فعالیت های لازم برای تضمین، حفظ و نگهداری کشورهای مرجع:
• این که چه کسی چه کاری انجام می دهد، باید به درستی تعریف شود.
• ایجاد یا اصلاح روش های عملیاتی در رابطه با این فعالیت ها: بسته به پیچیدگی آن، هر یک از این فعالیت های معمولی ممکن است به عملیات نوشتاری خاصی نیاز داشته باشد، همان طوری که در استاندارد ویژوال برای استانداردسازی شغل ایجاد شده است.
• رسمی کردن قوانین زندگی ( و رفتارها در موقعیت های مختلف)
• قوانین، دستورالعمل ها، خطرات و ممنوعیت های موجود در محل کار را در معرض دید قرار دهید.
• نحوه شناسایی ناهنجاری ها (برچسب ها یا موارد دیگر) را تعریف کنید.

حفظ و نگهداری Shitsuke

اگر نمی توانستیم سیستم استاندارد نظام آراستگی ۵S خود را فعال نگه داریم،چه اتفاقی رخ می‌داد؟

به هیچ چیز نمی رسیدیم و این فقط با درگیر‌کردن همه افراد در سازمان کاری، از مدیران گرفته تا کارمندان، امکان پذیر است. به همین دلیل، ما باید تمرین کنیم، تمرین کنیم و بیشتر تمرین کنیم… و به طور مداوم استانداردهای ایجاد شده در مرحله “استانداردسازی” قبلی (بیش از همه، وضعیت مرجع) را طبق چرخه های بهبود مستمر P(S) DCA بهبود دهیم، که عبارتند از:

P: اهداف و مهلت های اجرایی را برای اجرای ۵S تعریف کنید.

S: استانداردهای ایجاد شده را هم از کشورهای مرجع و هم از بقیه به طور دائم اعمال کنید.

DO: آموزش، اعمال و اجرای استانداردهای تعریف شده و شناسایی هرگونه ناهنجاری

Check: بررسی کاربرد این استانداردها و اثربخشی آن ها، مشاهده کار، ارزیابی عملکرد ۵S، اندازه‌گیری نتایج به دست آمده (و مقایسه یا تعیین اهداف)

Act: تجزیه، تحلیل و اصلاح ناهنجاری های نشان داده شده

React: تعریف منابع جدید پیشرفت (بی پایان و …)

نظام آراستگی ۵S باید یک برنامه طولانی مدت باشد، نه یک تمرین. حفظ همه چیزهایی که قبلا اعمال شده است مهم است و برای این کار، ممیزی های داخلی و خارجی باید برنامه ریزی شود، نقص ها و یا فرصت های بهبود شناسایی شده و برای حل و فصل به پانل PDCA منتقل می شوند. استفاده مداوم از این ممیزی ها به ما امکان می دهد فرصت های جدیدی برای بهبود ایجاد کنیم و این را بدانیم که بهبود، پایان ندارد.

مزایای پیاده سازی سیستم ۵S

مدیریت بهتر زمان: سازمان ها به کمک از بین رفتن شلوغی و سردرگمی کارگران وقت کمتری را برای یافتن و بازیابی موارد مورد نیاز خود صرف می کنند.

بازدهی بیشتر: عناصر مدیریت زمان، مدیریت هزینه ها وهمچنین استفاده بهتر از فضای موجود منجر به بازدهی بیشتر کارکنان و مواد مصرفی می شوند.

استفاده بهینه از فضای موجود: عدم ذخیره مواد غیرضروری و یکپارچه سازی ذخیره سازی ابزارها، فضا را برای کاربردهای مفید بیشتر می کند.

کاهش میزان آسیب دیدگی: سازماندهی بخش های سازمان برای کارآیی و سهولت استفاده باعث کاهش حرکت پرسنل و کارگران برای انجام کارهایشان می شود. از بین بردن بی نظمی و از بین بردن منظم نشتی ها، خطرات احتمالی مانند سرخوردگی و همچنین نیاز به تعمیرات اضافی را از بین می برد. در نتیجه، پرسنل و کارگران خستگی و صدمات کمتری را تجربه خواهند کرد.

کاهش زمان خرابی تجهیزات: هنگامی که وسایل و تجهیزات تمیز نگه داشته می شوند، به طور معمول بازرسی می شوند و به روشی استاندارد استفاده می شوند، نگهداری پیشگیرانه بسیار راحت تر است و اغلب می توان از خرابی های عمده به طور کامل جلوگیری کرد.

بهبود سازگاری و کیفیت: استاندارد سازی فرایندهای کاری از تغییرات غیر ضروری و اشتباهات می کاهد. با از بین بردن خطاها و خرابی ها، می توان بهره وری کلی را به طرز چشمگیری بهبود بخشید.

افزایش روحیه کارمندان: وقتی از اصول۵S  به طور موثر استفاده می شود، کارگران می بینند که عملکرد آنها باارزش است. این امر محیطی را ایجاد می کند که کارگران می توانند از انجام درست کار خود احساس غرور کنند و به بهبود شرکت خود علاقه مند شوند.

مراحل صدور گواهینامه استاندارد ۵S:

مرحله اول

فرم  شناخت طاها مدیران  را تکمیل کنید تا بتوانیم شرکت و نیازهای شما را درک کنیم. این کار را می توانید با تکمیل فرم درخواست رسمی آنلاین انجام دهید. ما از این اطلاعات برای تعریف دقیق دامنه ارزیابی شما استفاده خواهیم کرد.

مرحله دوم

هنگامی که درخواست شما را مشاهده کرده ایم، با شما تماس خواهیم گرفت و متناسب با نوع درخواست شما اطلاعات لازم را برای شروع همکاری به شما خواهیم داد. زمانی که سازمان شما شرایط لازم برای دریافت گواهینامه را داشت، همکاران ما حسابرسی اولیه صدور گواهینامه را تشکیل می دهند. توجه داشته باشید همکاران ما در روز ممیزی در کنار شما خواهند بود و از مجموعه شما دفاع میکنند.

مرحله سوم

پس از یک ممیزی موفق، گواهینامه استاندارد مورد نیاز صادر می شود. گواهینامه به مدت سه سال معتبر است و از طریق یک برنامه ممیزی نظارت سالانه و یک ممیزی مجدد برای تایید صلاحیت سه ساله حفظ می شود.

طاها مدیران چگونه می‌تواند در فرآیند دریافت ایزو به شما کمک کند؟

هزینه اخذ گواهینامه ۵s

برای درخواست استعلام هزینه و اخذ گواهینامه ایزو معتبر اقدام کنید.