هر آنچه باید از سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) بدانید

,
futored-for-IMS

سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) چیست؟

IMS مخفف چیست؟ integrated management system) و به معنی سیستم مدیریت یکپارچه) است.
IMS یک سیستم مدیریت یکپارچه و ترکیبی از استانداردهای سیستم مدیریت چندگانه است که در یک سازمان ثبت شده اند. سیستم های مدیریت از طریق یک سیستم با فرایندهایی که نیازهای هر استاندارد را پوشش می دهند، توسعه، پیاده سازی و نگهداری می شوند.

سیستم مدیریت یکپارچه برای مدیریت چندین جنبه از عملیات یک سازمان در راستای استانداردهای متعدد، مانند استانداردهای مدیریت کیفیت، زیست محیطی و بهداشت و ایمنی طراحی شده است.
IMS شامل سه موضوع اصلی است: مدیریت کیفیت، بهداشت و ایمنی و مدیریت محیط زیست.
فرایندهای مورد نیاز در هر استاندارد برای کنترل اسناد، ممیزی های داخلی، برخورد با ناسازگاری ها، اقدامات اصلاحی و یا بررسی مدیریت می توانند به اشتراک گذاشته شوند تا الزامات هر استاندارد بدون تکرار برآورده شوند.
یک نمونه از سیستم مدیریت یکپارچه، سیستمی است که الزامات ISO 9001 (استاندارد سیستم مدیریت کیفیت) و ISO 14001 (استاندارد سیستم مدیریت محیط زیست) و ISO 45001 (مشخصات ارزیابی ایمنی و بهداشت شغلی) را در یک سازمان به طور همزمان پیاده سازی می کند.
برنامه ریزی و توسعه IMS باید علاوه بر خطرات مربوط به بهداشت و ایمنی و تعهدات زیست محیطی، شامل شناسایی خطرات و فرصت هایی باشد که می تواند سازمان، از جمله خطرات تجاری و کیفیت آن را تحت تأثیر قرار دهد. بعضی از بخش ها ممکن است راحت تر از مناطق دیگر ادغام شوند و به همین ترتیب، ممکن است بعضی سیستم ها در نهایت کاملاً یکپارچه شوند و برخی دیگر فقط بخشی از سازمان تلفیق شوند.

IMS فرایند گرا است و با الزامات استاندارد بین المللی ISO 9001، ISO 14001 و ISO 45001 مطابقت دارد. با استاندارد سازی فرایندها، ساختارها و نامگذاری ها، همکاری بین کارمندان بخش های مختلف و یا شرکت هایی که دارای پروژه های مشترک هستند تسهیل و ارتقا می یابد. مسئولیت ها و روابط واضح و مشخص در این فرایند از اهمیت ویژه ای برخوردار هستند.
IMS چه اهدافی را دنبال می کند؟
پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه کمک می کند تا سازمان اهداف استراتژیک زیر را بهبود دهد:

  1. متقاعد کردن مشتریان از طریق کار با کیفیت بالا و همچنین قابلیت اطمینان، ایمنی کامل به ضرب الاجل ها و یکپارچگی در سازمان؛
  2. بهینه سازی مداوم فردی برای عملکرد به طور موثرتر و کارآمدتر به مشتریان؛
  3. اطمینان و گسترش رهبری کیفی بازار در زمینه های اصلی کسب و کار؛
  4. ایمنی و حفاظت از سلامت که شامل موارد زیر است:
  5. ایمنی و حفاظت از سلامت کارمندان؛
  6. ایمنی از خطرات اجتناب ناپذیر ناشی از فعالیت های تجاری با اقدامات پیشگیرانه؛
  7. تلاش برای به دست آوردن مقبولیت اجتماعی، مزایای پایدار و سازگاری طولانی مدت محیطی ساختمان ها و گیاهان؛
  8. کاهش اثرات زیست محیطی؛

مشاوره و پیاده سازی IMS

مزایای IMS چیست؟

درست است که برآوردن نیازهای استانداردهای مختلف سیستم مدیریت در یک سیستم یکپارچه می‌تواند خسته‌کننده باشد اما بسیاری از شرکت‌ها از آن به عنوان نوشدارویی برای همه مشکلات استفاده می‌کنند، زیرا احساس می‌کنند که سیستم‌هایشان را مفیدتر و کارآمدتر می‌کند. اگر به درستی انجام شود یک IMS می تواند برای سازمان اجرا کننده بسیار ارزشمند باشد. برخی از مزایای IMS عبارتند از:

  • افزایش بهبود مستمر؛
  • افزایش بهره وری؛
  • بهبود سلامت، ایمنی و کیفیت به وسیله بهبود مستمر و ساده سازی رویه ها؛
  • مدیریت بهتر زمان؛
  • کاهش هزینه ها؛
  • انجام یک حسابرسی و بررسی مدیریت به انجام چندین حسابرسی و مدیریت؛
  • انسجام بیشتر در سازمان؛
  • وضوح بیشتر اهداف و موفقیت بیشتر؛
  • مدیریت بهتر منابع؛
  • تمرکز بیشتر به بخش های مختلف سازمان؛

کاربرد IMS چیست؟

  • کارایی: رویه های ساده و بهبود مستمر می تواند به پیشرفت کسب و کار شما با کیفیت بهتر، بهبود سلامت و ایمنی و افزایش بهره وری کمک کند.
  • سرعت و مقرون به صرفه بودن: مدیریت یکپارچه با وظایف و فرآیندهای مشترک به این معنی است که هزینه ها و زمان مورد نیاز برای پیاده سازی و نگهداری سیستم شما می تواند کاهش یابد. با انجام تنها یک ممیزی و یک بررسی مدیریتی، می توانید در زمان و هزینه صرفه جویی کنید و کارکنان ارشد می توانند به کارهای ضروری دیگر بپردازند.
  • ثبات: یکپارچه سازی سیستم های شما پیچیدگی را از بین می برد. با سیستم‌های همسو و فرآیندهای مشترک، می‌توانید رویه‌های خود را منطقی‌تر و منسجم‌تر کنید. این امر باعث می شود تا اهداف تجاری متداول برجسته شود و اهداف واضح تر و تعریف شده تری به کسب و کار شما ، برای موفقیت ارائه دهد.

عملکرد سیستم مدیریت یکپارچه IMS

عملکرد سیستم مدیریت یکپارچه ims

برخلاف بسیاری از انواع دیگر استانداردها، استانداردهای سیستم مدیریت جنبه‌ها، سطوح و عملکردهای متعددی از یک سازمان را پوشش می‌دهند و بنابراین، اعمال این استانداردها می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی بر نحوه عملکرد و مدیریت فرآیندهای تجاری یک سازمان داشته باشد. علاوه بر این، سازمان‌ها نه تنها از یک استاندارد، بلکه برای بسیاری از استانداردهای سیستم مدیریتی برای برآوردن نیازهای خود و همچنین نیازهای ذینفعان خارجی استفاده می‌کنند.
در نظر داشته باشید که نیاز بازار به استانداردهای سیستم مدیریت جداگانه وجود دارد که به جنبه‌ها، مسائل یا ریسک‌های مختلفی که سازمان‌ها باید مدیریت کنند، می‌پردازد. این دستورالعمل در مورد اینکه چگونه سازمان ها می توانند استانداردهای مختلف را به صورت ترکیبی و یکپارچه با فرآیندهای تجاری خود اعمال کنند، ارائه می دهد.
یکپارچه سازی سیستم های شما پیچیدگی را از بین می برد. با سیستم‌های همسو و فرآیندهای مشترک، می‌توانید رویه‌های خود را منطقی‌تر و منسجم‌تر کنید. این امر باعث می شود تا اهداف تجاری متداول برجسته شود و اهداف واضح تر و تعریف شده تری به کسب و کار شما ، برای موفقیت ارائه دهد.

چگونه می توانید در منابع خود صرفه جویی کنید؟

رعایت همزمان الزامات چندین استاندارد سیستم مدیریت فشار قابل توجهی بر منابع سازمان وارد می کند. به جای ساده کردن فرآیندها و منابع، این امر باعث ایجاد مضاعف بی مورد تلاش و تخصیص بودجه می شود. بنابراین شما باید بین دستیابی به استانداردهای سیستم مدیریت و منابع مورد نیاز برای دریافت گواهینامه تعادل برقرار کنید. یک IMS کارایی را از طریق استفاده از فرآیندها و اسناد ساده شده افزایش می دهد، در نتیجه رویکرد عنصری را حذف می کند، تلاش های تکراری را کاهش می دهد، عملکرد سیستم را بهبود می بخشد و هزینه ها را کاهش می دهد. گواهینامه IMS به این معنی است که صدور گواهینامه برای چندین استاندارد سیستم مدیریت معمولاً در یک ممیزی واحد و جامع ارزیابی می شود. سازمان‌ها زمان کمتری را صرف آماده‌سازی برای ممیزی و پاسخ‌گویی به یافته‌های آن‌ها می‌کنند که به طور قابل‌توجهی سرمایه‌گذاری کلی زمان و پول را کاهش می‌دهد.

چرا باید یک سیستم مدیریت یکپارچه را پیاده سازی کنیم؟

IMS تمام جنبه های سیستم ها، فرایندها و استانداردهای یک سازمان را در یک سیستم هوشمند ترکیب می کند. این ادغام به شما این امکان را می دهد تا با پرداختن به کلیه عناصر سیستم مدیریت به طور کلی، مدیریت خود را ساده کنید، صرفه جویی در وقت و افزایش کارایی را نیز به همراه دارد.
یک IMS موفق مشکلات و کارهای غیرضروری سیستم های مدیریت چندگانه را کاهش می دهد. به عنوان مثال، به جای برگزاری ممیزی برای هر استاندارد، فقط باید یک مورد را برگزار کنید. IMS کمک می کند که این فرایندها با هم ترکیب شوند تا به طور همزمان تمام الزامات خاص استاندارد را پوشش دهند، ادغام به لطف ساختار سطح بالای ضمیمه SL یکپارچه است. استاندارد های مبتنی بر ضمیمه SL دارای ساختار مشابهی از ۱۰ بند هستند که اجرای فرایندهای مشترک هر استاندارد را بسیار آسان می کند.

نحوه اجرای IMS:

پیاده سازی اولیه یک IMS به مقدار قابل توجهی از منابع مانند زمان و تلاش از نظر آموزش کارکنان و انجام ممیزی داخلی و خارجی نیاز دارد. درجه و اثربخشی ادغام به ساختار سازمان نیز بستگی دارد. برای مثال، در سازمان‌های خاص، بخش‌های مختلف ممکن است استانداردهای سیستم مدیریت متفاوتی را مدیریت کنند، به عنوان مثال، محیط زیست و کیفیت به نفع IMS، این بخش‌ها باید با هم همکاری نزدیک‌تری داشته باشند تا از اجرای موفقیت‌آمیز سیستم اطمینان حاصل کنند.

تخصص هم ممکن است یکی دیگر از عوامل بازدارنده در هنگام اجرای یک IMS باشد. زمانی که سازمان‌ها شروع به گسترش دامنه IMS به استانداردهای دیگر مانند ISO 22000 یا ISO 27001 می‌کنند، این ممکن است به یک عنصر محدودکننده در پیاده‌سازی تبدیل شود. مسائل مربوط به شایستگی زمانی به وجود می‌آیند که از فرد مسئول یک استاندارد خواسته می‌شود استاندارد دیگری را مدیریت کند. خارج از توانایی ها یا تجربه آنها به این معنی است که استاندارد ممکن است کاملاً دقیق یکپارچه نشود.

سیستم های مدیریت یکپارچه نیز ممکن است به زبانی نوشته شوند که درک آن دشوار باشد. سازمان‌هایی که برای اولین بار یک IMS را پیاده‌سازی می‌کنند ممکن است این امر را تا حدودی دلهره‌آور بدانند، اما ISO اسناد راهنمایی برای سیستم‌های مدیریت محیط زیست، کیفیت، ایمنی مواد غذایی و امنیت اطلاعات منتشر کرده است که هر یک از الزامات ISO را به زبانی خوانا توضیح می‌دهد و نمونه‌هایی از نحوه فرآیندهای آنها را برای اجرا، ارائه می‌دهد.
توجه داشته باشید که یک IMS موثر می تواند برای یک سازمان در تسهیل تجارت و ترویج توسعه پایدار و همچنین ارزش افزوده به کسب و کار از اهمیت کلیدی برخوردار باشد.

نحوه اجرای ims

متن سیستم مدیریت یکپارچه (IMS)

خط مشی جامع سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) برای ارائه صریح تعهدات به شرح زیر می باشد:

  • الزامات QMS ISO 9001:2015، EHS ISO 14001:2015، ISO 45001:2018، ISO 10004:2018، و ISO 10002:2018 را برآورده کنید.
  • بررسی فرآیندهای تجاری و بهبود مستمر، به منظور افزایش اثربخشی و کارایی آن.
  • تضمین و کنترل کیفیت فرآیندهای تجاری ، به منظور ارتقای ارزش های تجاری مانند فرهنگ کیفیت، اعتماد، صداقت، احترام، ارتباطات و پیگیری، و بهبود مستمر فرآیندهای تجاری کیفیت، محیط زیست، سلامت و ایمنی، مشتری خدمات و رسیدگی به شکایات مشتری.
  • وظایف و تعهدات تجاری خود را از طریق فرآیندهای تجاری سازگار با محیط زیست با حداقل اثرات زیست محیطی و انتشار CO2 انجام دهید.
  • تعهدات تجاری خود را از طریق فرآیندهای تجاری ایمن و سالم که از جان مشتریان، کارمندان و بازدیدکنندگان با ارزش، محافظت می کند با حذف جدی هر گونه خطر یا خطرات مربوط به سلامت و ایمنی انجام دهیم.
  • به مقررات و الزامات قانونی کیفیت، محیط زیست، بهداشت و ایمنی – EHS، خدمات مشتری و سیستم های مدیریت شکایات مشتری که توسط مقامات دولتی مربوطه صادر می شود، پایبند باشید.
  • خدمات مشتری حرفه ای را به طور کارآمد مدیریت کنید و خدمات سریع، بدون خطا و مدرن را به مشتریان خود ارائه دهیم تا آنها را خوشحال کنیم.
  • شکایات مشتریان را به طور مؤثر و مستقل مدیریت کنید تا از عدم وقوع آن در آینده اطمینان حاصل کنید و روند بهبود را پیش ببرید.
  • اطمینان از انطباق تامین کنندگان با قوانین و مقررات کیفیت، محیط زیست، بهداشت و ایمنی.
  • مشارکت و مشورت با طرف های مربوطه در مورد مسائل و روش های بهداشت و ایمنی برای اطمینان از دانش، ارزیابی و نظارت بر خطرات محل کار.
  • علاوه بر این، تیم رهبری متعهد می شود که خط مشی IMS را از طریق ابزارهای موجود برای همه طرف های ذینفع مانند کارمندان (پاره وقت/تمام وقت) منتشر کند و آن را به صورت دوره ای بررسی کند.

آیا پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه برای سازمان شما مناسب است؟

سوالی که شاید برای شما نیز پیش بیاید اینست که آیا IMS برای شما مناسب است؟ جواب بله است.

پیاده سازی IMS برای تمامی سازمان هایی که نیاز به پیاده سازی بیشتر از یک سیستم مدیریت را برای سازمان خود دارند، در هر اندازه و هر نوع صنعت و در هر جغرافیایی مناسب است.

ترجیحاً، یک سازمان باید یک IMS داشته باشد که همه اهداف آنها را به طور همزمان مورد بررسی قرار دهد. با این حال، پاسخگویی به نیازهای سیستم های مدیریت مختلف که در یک کسب و کار واحد عمل می کنند، دشوار است.مدیریت یکپارچه برای همه سازمان ها مرتبط است. ادغام چندین سیستم مدیریت در یک سیستم یکپارچه کارآمد و بهترین رویکرد است. کاندیداهای ایده آل کسانی هستند که از یک یا چند سیستم مدیریتی استفاده می کنند و در فکر معرفی سیستم های دیگر برای ترکیب و ادغام هستند.

مراحل صدور گواهینامه:

مرحله اول

فرم شناخت طاها مدیران را تکمیل کنید تا بتوانیم شرکت و نیازهای شما را درک کنیم. این کار را می توانید با تکمیل فرم درخواست رسمی آنلاین انجام دهید. ما از این اطلاعات برای تعریف دقیق دامنه ارزیابی شما استفاده خواهیم کرد.

مرحله دوم

هنگامی که درخواست شما را مشاهده کرده ایم، با شما تماس خواهیم گرفت و متناسب با نوع درخواست شما اطلاعات لازم را برای شروع همکاری به شما خواهیم داد. زمانی که سازمان شما شرایط لازم برای دریافت گواهینامه را داشت، همکاران ما حسابرسی اولیه صدور گواهینامه را تشکیل می دهند. توجه داشته باشید همکاران ما در روز ممیزی در کنار شما خواهند بود و از مجموعه شما دفاع میکنند.

مرحله سوم

پس از یک ممیزی موفق، گواهینامه استاندارد مورد نیاز صادر می شود. گواهینامه به مدت سه سال معتبر است و از طریق یک برنامه ممیزی نظارت سالانه و یک ممیزی مجدد برای تایید صلاحیت سه ساله حفظ می شود.