در هر سازمانی بهبود فرآیند و مدیریت تغییر، وظایفی حیاتی اما دشوار است. اما پیروی از یک سیستم بهبود فرآیند می تواند کمک کند، و بسیاری از سازمان ها برای افزایش بهبود به چرخه PDCA روی می آورند. در این مقاله قصد داریم تا جزئیات PDCA را بیان کرده و بررسی کنیم که چگونه سازمان ها می توانند از ابزارهای PDCA, ۶ SIGMA و موارد دیگر برای کمک به اعضای تیم برای هدایت اختلال استفاده کنند.
این چرخه منبعی است که هر شرکتی اگر بخواهد مدیریت و در نتایج مورد انتظار را بهبود بخشد باید آن را در نظر بگیرد.
چرخه PDCA چیست؟
Plan-Do-Check-Act یا PDCA مدلی برای بهبود مستمر فرآیند است. W. Edwards Deming ، مهندس و مشاور مدیریت آن را در دهه ۱۹۵۰ با استفاده از کلمه “Study” به جای “Check” توسعه داد و به چرخه دمینگ معروف شد. مهندسان ژاپنی بعداً آن را اصلاح کردند و ما را به نسخه امروزی، چرخه PDCA رساندند.
این چرخه برای طیف وسیعی از نیازهای تجاری، از جمله راه اندازی محصول جدید، تعمیرات اساسی فرآیند و هر زمان که یک فرآیند یا تغییر جدید به سازمان معرفی شود، مفید است.
در اینجا نگاهی دقیق تر به مراحل خواهیم داشت:
- برنامه ریزی: مشکلی مورد نظر را به عنوان هدف در نظر گرفته و شناسایی کنید . یک طرح پروژه به خوبی تعریف شده، چارچوبی را برای عملیات فراهم می کند. مهمتر از همه، باید منعکس کننده ماموریت و ارزش های سازمان باشد. همچنین باید اهداف پروژه را ترسیم کند و بهترین راه برای دستیابی به آنها را به وضوح نشان دهد.
- انجام دادن: راه حل های موثر مشکل را فرموله و آزمایش کنید. این مرحله ای است که طرح در آن به حرکت در می آید. این طرح به دلایلی انجام شده است، بنابراین برای بازیکنان مهم است که آن را همانطور که ذکر شد اجرا کنند. این مرحله را می توان به سه بخش فرعی، شامل آموزش تمام پرسنل درگیر در پروژه، فرآیند واقعی انجام کار، و ثبت بینش یا داده ها برای ارزیابی آتی تقسیم کرد.
- بررسی کردن: نتایج هر آزمون را بررسی کنید (و گاهی اوقات پارامترهای آزمون را تغییر دهید و دوباره آزمایش کنید). به طور معمول، باید دو بررسی در سراسر پروژه وجود داشته باشد. اول، بررسی ها در کنار اجرا از تحقق اهداف پروژه اطمینان حاصل می کند.دوم، بازنگری جامع تری از پروژه انجام شده پس از اتمام، به موفقیت ها و شکست ها می پردازد تا بتوان تنظیمات آتی را انجام داد.
- عمل: راه حلی را اجرا کنید که به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارد. توجه داشته باشید که نام و شکل چرخه PDCA همواره پیوسته است. درست همانطور که یک چرخ به چرخش ادامه می دهد، این چرخه برای شما طراحی شده است تا دوباره از نو شروع کنید و مشکلات جدیدی را که در فرآیند شما ایجاد شده است شناسایی کنید و هر مرحله را دوباره طی کنید.
بیشتر بدانید: ساخت و ساز اصولی به کمک استانداردهای ISO
نکات کلیدی PDCA
چرخه PDCA یک تکنیک چهار مرحله ای است که برای حل مشکلات تجاری استفاده می شود.
بسیاری از مدیران به طور ناآگاهانه از چرخه استفاده می کنند زیرا این چرخه بیشتر چارچوبی مشابه مدیریت استراتژیک را در بر می گیرد.
آخرین مرحله از چرخه (عمل)، خواستار اقدامات اصلاحی برای تحریک و حفظ بهبود مستمر کسب و کار است.
فرآیند PDCA شبیه به فلسفه تجاری ژاپنی کایزن است.
بسیاری از شرکت‌های بزرگ، مانند تویوتا و نایک، پس از اجرای روش‌های PDCA یا شش سیگما، رشد چشمگیری داشته‌اند.
چرخه PDCA و کایزن
فرآیند PDCA شبیه فلسفه تجاری ژاپنی کایزن است که وقتی ترجمه می شود به معنای «تغییر به سوی بهتر شدن» یا «بهبود مستمر» است. کایزن جایی است که همه کارکنان با یافتن کارایی در محیط کار درگیر بهبود بهره وری هستند. مانند این چرخه، کایزن بهبود مستمر از طریق تغییرات کوچک و تدریجی را هدف قرار داده است.
نمونه‌هایی از تغییراتی که ممکن است از طریق کایزن ایجاد شود، استفاده از سیستم‌های جدید، حذف ضایعات یا اجرای تحویل به موقع است. لازم نیست همه تغییرات کوچک یا تدریجی باشند.
مفهوم کایزن این است که فرهنگ یک سازمان تغییر می کند زیرا کارکنان یاد می گیرند که حل کننده مشکلات و متفکران انتقادی باشند. چرخه PDCA ایده های کارکنان را آزمایش می کند، آنها را تنظیم می کند و سپس در صورت داشتن پتانسیل آنها را اجرا می کند. چرخه یک فرایند تکراری است که به طور مداوم مفاهیم را آزمایش می کند و پیشرفت ها را ارتقا می دهد.
بهتر است بدانید: چگونه می توان دامنه ای مخصوص سازمان خود بر اساس ISO 9001 نوشت
بزرگترین مزایا و معایب چرخه PDCA چیست؟
چارچوب مدیریت تغییر چرخه یک راه ساده برای درک بهبود فرآیند است، اما ممکن است برای هر سازمانی مناسب نباشد. بنابراین، برخی از بزرگترین مزایا و معایب آن به شرح زیر می باشند:
مزایای چرخه PDCA:
درک ساده
فراهم نمودن ،امکان آزمایش چندین راه حل
پتانسیل بالا برای نوآوری های موفقیت آمیز
معایب چرخه PDCA:
زمان بر است و برای بحران هایی که نیاز به راه حل های سریع دارند ایده آل نیست
نیاز به تعهد مداوم دارد که می تواند خستگی تغییر را افزایش دهد
ممکن است برای تغییرات سازمانی در مقیاس بزرگ بیش از حد ساده باشد
تکیه بر چرخه PDCA برای تغییرات سازمانی در مقیاس بزرگ مستلزم استفاده از چارچوبی برای در نظر گرفتن هر بخش از کسب و کار شما است، به این معنی که چرخه به طور مداوم تکرار می شود.
نحوه استفاده از ارتباطات بصری در فرآیند PDCA
بیشتر بدانید: ISO چیست؟ و انواع استاندارد ایزو ها در صنایع متختلف کدامند؟
در حالی که این چرخه یک چارچوب نسبتا ساده است، هر مرحله به یک رویکرد منحصر به فرد نیاز دارد تا از روش بهبود فرآیند حداکثر بهره را ببرید. اینجاست که ابزارهای ارتباط بصری مانند اینفوگرافیک، چک لیست، جدول زمانی و موارد دیگر می توانند مفید باشند.
چک لیست های PDCA
چک لیست ها در سراسر فرآیند برای اطمینان از تکمیل وظایف مفید هستند، خواه شناسایی مشکلات یا آزمایش راه حل ها باشد. چک لیست کامل برای کمک به شناسایی موانع و خرابی‌ها در فرآیندهای موجود شما ایده‌آل است و می‌توان از آن برای بررسی جلسات پس از هر مرحله اصلی از چرخه PDCA استفاده کرد.
جدول زمانی و برنامه های PDCA
یکی از بزرگترین اشکالات استفاده از PDCA برای بهبود فرآیند این است که می‌تواند کاملاً زمان‌بر باشد و با توجه به ماهیت چرخه‌ای آن، تشخیص اینکه چه زمانی کار شما تمام شده است دشوار است. با ایجاد جدول زمانی و برنامه مناسب، تیم خود را در مسیر درست خود نگه دارید.
چرخه PDCA چگونه کار می کند
چرخه می تواند به تمایز یک شرکت از رقبای خود کمک کند، به ویژه در دنیای شرکت های امروزی، جایی که کسب و کارها همیشه به دنبال راه هایی برای ساده کردن فرآیندهای خود، کاهش هزینه ها، افزایش سود و بهبود رضایت مشتری هستند.
بسیاری از مدیران، چرخه PDCA را ناآگاهانه برای کمک به هدایت سازمان خود به کار می برند، زیرا این چرخه اصول اساسی برنامه ریزی استراتژیک را در بر می گیرد. چهار جزء چرخه در زیر مشخص شده است.
چگونه از چرخه PDCA استفاده کنیم؟
بهره‌گیری حداکثری از هر ابزاری مستلزم استفاده صحیح از آن است، و این برای چرخه برنامه‌ریزی، انجام، بررسی، عمل نیز صادق است. از اینرو برخی از نتایج بالقوه و نمونه های PDCA را که می توانید در سازمان خود استفاده کنید، بررسی خواهیم نمود.
طرح بهبود خدمات مشتری PDCA
این الگو با جزئیات نشان می دهد که چگونه یک بخش پشتیبانی مشتری می تواند از این چرخه برای بهبود فرآیندهای خود استفاده کند. می‌توانید این طرح را برای تیم‌های پشتیبانی مشتری شرکت خودتان، یا تقریباً برای هر پروژه بهبود فرآیند یا مدیریت تغییری که پیش می‌آید، سفارشی کنید.
مثالی برای بازاریابی چرخه PDCA
سئو و بازاریابی محتوا تقریباً یک چرخه پیوسته PDCA است. این امر به این دلیل است که اگر می‌خواهید ترافیک ارگانیک را به وب‌سایت خود هدایت کنید، باید دائماً مطالب خود را بررسی کنید، چیزهای جدید را امتحان کنید و تصمیم بگیرید که چه چیزی بهتر است.
در اینجا مثالی از نحوه استفاده برای افزایش ترافیک وب سایت آورده شده است:
برنامه ریزی: ترافیک کم را برای محتوای مهم در وب سایت خود برطرف کنید
انجام دادن: روش های جدیدی مانند بازاریابی ایمیلی،رسانه های اجتماعی، تبلیغات و بازاریابی محتوا را کاوش کنید
بررسی کردن: نتایج هر روش را مرور کنید و مشخص کنید کدام یک بیشتر ترافیک را افزایش داده است
عمل: بسته به نتایج، روش های جدید را به صورت دائمی اجرا کنید. اگر هیچکدام کافی نبود، فرآیند را دوباره شروع کنید. و اگر هر یک از روش های جدید را اتخاذ کردید، چرخه PDCA را برای بهینه سازی آن روش ها ادامه دهید.
از این چک لیست بازاریابی برای بهینه سازی سئو و محتوای رسانه های اجتماعی خود به عنوان بخشی از تعهد مداوم خود به چرخه استفاده کنید.
شرکت هایی که به دنبال بهبود فرآیندهای داخلی و خارجی خود هستند، اغلب از روش PDCA برای به حداقل رساندن خطاها و به حداکثر رساندن نتایج استفاده می کنند. پس از تأسیس، شرکت ها می توانند چرخه را تکرار کرده و آن را به یک روش عملیاتی استاندارد تبدیل کنند. مرحله نهایی روش، “عمل”، اقدامات اصلاحی را انجام می دهد و روش شناسی را برای تلاش های بهبود مستمر ایده آل می کند.
مثالی از چرخه PDCA و استفاده از آن
کلینیک مایو
مرکز تحقیقاتی یک بیمارستان خصوصی در سطح جهانی، یک مطالعه بهبود کیفیت انجام داد که زمان انتظار برای بیمارانی را که کاندیدای احتمالی برای جراحی کاشت حلزون بزرگ بودند، بررسی کرد. ایده این بود که از اصول کایزن برای حذف موانع و بهبود دسترسی بیماران استفاده شود.
این مطالعه به اصلاح درمان‌های خاص،مدیریت سوابق بیماران و زمان‌های اتاق انتظار پرداخت. در نهایت نتایج مثبتی برای بیماران داشت. در میان نتایج، زمان چرخه متوسط برای تست کاندیداتوری از ۷٫۳ به ۳ ساعت کاهش یافت و هزینه های مصرفی کلینیک ۳۱٪ کاهش یافت.
تویوتا
از سال ۲۰۲۱، شرکت تویوتا موتور هفتمین شرکت بزرگ جهان از نظر درآمد بود، طبق FXSSI.2 کایزن و تویوتا مترادف هستند زیرا اصول تویوتا و “راه تویوتا” ایده بهبود مستمر در سیستم تولید را تعریف می کند. کارکنان تویوتا برای یافتن شیوه‌های ناکارآمد و طراحی راه‌هایی برای بهبود آنها مشوق‌هایی دریافت می‌کنند و در استفاده از چرخه PDCA از تصمیم‌گیری سریع ، پشتیبانی می‌کنند.
تفاوت بین PDCA و شش سیگما چیست؟
تفاوت بین این چرخه و شش سیگما در این است که شش سیگما یک اصل مدیریتی فراگیر است که PDCA را به عنوان بخشی از ساختار خود شامل می شود. PDCA نحوه اجرای شش سیگما را توضیح می دهد، این فرآیند برنامه ریزی، انجام، عمل، بررسی است. شش سیگما این روش را ، روش ۲۰٫ (تعریف، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود و کنترل) می نامد.
به گفته والترز، این چرخه مردم محور است در حالی که شش سیگما مبتنی بر فرآیند است. به عنوان مثال، عبارت “تعریف” در شش سیگما عنصر انسانی را حذف می کند و اصطلاح “میزان اندازه گیری” تمرکز را روی داده ها قرار می دهد.
تفاوت بین PDCA و PDSA چیست؟
PDCA به معنای برنامه ریزی، انجام، بررسی، عمل است، در حالی که PDSA مخفف برنامه، انجام، مطالعه، عمل است. آنها هر دو مدل های حل مسئله تکراری و چهار مرحله ای هستند که برای بهبود فرآیند استفاده می شوند. تفاوت اصلی بین این دو این است که PDCA که قبل از مدل PDSA توسعه یافته است، دارای مرحله “بررسی” است. در این مرحله، تیم با بررسی نتایج مورد انتظار با نتایج واقعی، تعیین می کند که آیا چیزی که قصد دستیابی به آن را داشته اند، واقعاً رخ داده است یا خیر. بنابراین، PDCA یک بررسی داخلی برای هر چرخه در فرآیند دارد.
زمان استفاده از چرخه PDCA
از چرخه PDCA می توانید در موارد زیر استفاده کنید:
شروع یک پروژه بهبود جدید
توسعه یک طراحی جدید یا بهبود یافته از یک فرآیند، محصول یا خدمات
تعریف یک فرآیند کاری تکراری
برنامه ریزی جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها به منظور تأیید و اولویت بندی مشکلات یا علل ریشه ای
اجرای هرگونه تغییر
کار در جهت بهبود مستمر
هزینه اخذ گواهینامه ایزو
برای درخواست استعلام هزینه و اخذ گواهینامه ایزو معتبر اقدام کنید.
