مشهد- بلوار وکیل آباد- بین وکیل آباد 24و 26 09159050588 tahamodiran.co@gmail.com

جدیدترین مطالب

به خوانواده طاها مدیران بپیوندید

چگونه می توان دامنه ای مخصوص سازمان خود بر اساس ISO 9001 نوشت

مشاوره، پیاده سازی و صدور گواهینامه ایزو 90901

محدوده استاندارد ISO 9001 چیست؟

دامنه (محدوده) دقیقاً محصولات و یا خدمات، شرایط نظارتی، فعالیت ها، مکان ها و تاسیسات از راه دور پشتیبانی شده و مستند شده توسط سیستم مدیریت کیفیت شرکت شما را توصیف می کند. در واقع، دامنه شما دقیقاً کاری را که تجارت شما انجام می دهد مشخص می کند.

اطمینان حاصل کنید که جزئیات دامنه شما به طور کامل در QMS شما ثبت شده است. فراموش نکنید که دامنه باید کوتاه و ساده باشد. مشتریان شما باید بدون هیچ زحمتی آن را بخوانند و درک کنند.

اجازه دهید دامنه ISO 9001 با توجه به ماهیت تجارتتان، با دامنه کنترل ها و فرایندهایی که قبلاً در سازمان شما ایجاد شده اند، همخوان شود.

به طور معمول، دامنه کل سازمان را شامل می شود. اما در مورد شرکت هایی که دارای بخش های چند مکانه مانند دفاتر ملی و بین المللی هستند، موارد استثنایی وجود دارد. همچنین درصورتی که تجارت دارای دو جنبه متفاوت باشد، QMS (سیستم مدیریت کیفیت) فقط برای یکی از آنها قابل استفاده است.

مشاوره پیاده سازی و صدور گواهینامه iso 9001

دامنه باید دقیقا شامل چه عناصری باشد؟

  • سازمان به عنوان کل دامنه؛
  • پشتیبانی ارائه شده توسط توابع متمرکز؛
  • فرایندها، دستورالعمل ها و رویه های خاص هر بخش؛
  • بخش های خاص سازمان؛
  • عملکردهای خاص تجارت؛
  • عملکردهای مختلف در گروهی از موجودیت ها؛

هنگام ایجاد محدوده، سه عامل وجود دارند که باید آنها را در نظر بگیرید:

  • شرایط گروه های مربوطه: مدیران، سرمایه گذاران، تأمین کنندگان و کارمندان؛
  • مسائل داخلی و خارجی موثر بر سازمان؛
  • محصولات و خدمات؛

دامنه مورد نظر شامل الزامات ISO اعمال شده است. توجیهی برای استانداردهایی که اعمال نمی شوند باید ارائه شود. به طور خلاصه، دامنه مکان فیزیکی سازمان، محصولات و خدمات و صنایع مربوطه را پوشش می دهد.

آیا موارد استثنایی در این زمینه وجود دارد؟

مشاوره پیاده سازی و صدور گواهینامه iso 9001

ممکن است موارد استثنایی وجود داشته باشد. قسمت دوم محدوده می تواند برای موارد استثنا باشد. در بیشتر موارد هیچ یک را شناسایی نمی کند. اما یک محرومیت معمول، استاندارد “طراحی و توسعه” است که برای مشاغلی مانند نمایشگاه داران اتومبیل اعمال می شود. اینگونه مشاغل هیچ محصولی را طراحی نمی کنند بلکه منحصراً محصولات تولید شده را به فروش می رسانند.

نکاتی درباره نحوه نوشتن محدوده استاندارد: ISO 9001

  • این کار را به دلایل درست انجام دهید؛
  • تعهدات عالی مدیریت ارشد را در نظر بگیرید؛
  • پرسنل درگیر را آموزش دهید؛
  • آن را به زبان ساده و دقیق تنظیم کنید؛
  • مشخص کنید چه مواردی قابل استفاده است و چه مواردی غیر قابل استفاده است؛
  • از خرید متن آماده اجتناب کنید؛

اگر فقط به عوامل بیرونی کوتاه مدت بپردازید، ممکن است نتوانید از مزایای بلند مدت محرک های داخلی مانند تلاش برای بهره وری بالاتر بهره مند شوید.

برخی از دلایل ممکن است معتبر باشند اما اگر به تنهایی در نظر گرفته شوند نمی توانند بهترین نتیجه را به شما بدهند. نمونه هایی از دلایل اشتباه برای پیگیری گواهینامه ISO 9001 شامل اهداف بازاریابی و یا این نکته که فقط به دلیل اینکه رقبا آن را کسب کرده اند، می شوند.

پس از تعیین دلایل درست برای تهیه گواهینامه، وقت آن است که از مدیریت برتر پشتیبانی بخواهید. این می تواند صاحب مشاغل، هیئت مدیره یا مدیر عامل شرکت باشد.

 باید بینایی لازم را برای سیستم مدیریت کیفیت برای کسب موفقیت آمیز گواهینامه ISO همراه با مزایای بالقوه آن ارائه دهد.

وقتی رهبران تعهد خود را نشان می دهند، به این معنی است که آنها مسئولیت QMS را می پذیرند. بنابراین ضروری است که آنها بر اهمیت الزامات ISO 9001 تأکید کنند. اگر مدیریت ارشد در این فرایند دخیل نباشد،ISO 9001  ممکن است در طولانی مدت پایدار نباشد.

پرسنلی که در ایجاد دامنه دخیل هستند باید با ISO 9001 آشنا باشند. اگر آنها شرایط را درک نکنند، ممکن است اشتباه بزرگی مرتکب شوند. پرسنل اصلی در این مورد افرادی هستند که در فرایند تصمیم گیری نقش دارند.

در واقع، همه کارکنان به آموزش نیاز دارند. اهمیت کیفیت و چگونگی دستیابی به آن باید به درستی اعلام شود. آموزش باید با مسئولیت و وظایف پرسنل مطابقت داشته باشد.

بیان دامنه شما نباید به یک اندازه خاص محدود شود. با این حال، بسیار مهم است که روشن و مختصر باقی بماند.

شما باید اطلاعات کافی را جمع آوری کنید تا تعیین کند چه مواردی تحت فرایند QMS قرار دارند. باید آنچه تحت پوشش است و آن مواردی که استثنا شده اند، روشن باشد.

شما باید قید کنید که چه فرایندهایی توسط QMS شما تحت پوشش قرار می گیرند. در غیر این صورت، ذینفعان و حسابرسان ممکن است حوزه مورد نظر شما را به درستی درک نکنند.

با بیانی ساده و قابل خواندن، شما می توانید بر تلاش های QMS خود تمرکز کرده و از این طریق از فعالیت های غیرضروری یا پرسش هایی که برای گواهینامه ISO 9001 شما اعمال نمی شوند، جلوگیری کنید.

یکی از مهمترین عناصر دامنه ISO شرح نحوه تعامل فرایندها در سازمان شما است. برای سهولت کار، از نمودارهای جریان برای شناسایی این فرایندها و چگونگی ارتباط متقابل آنها استفاده کنید.

یک نوشته ساده با سطح بالا را در نظر بگیرید که اصول کتابچه راهنما را توضیح دهد و نه یک نوشته عمیق که ممکن است مردم را گیج کند.

چگونه دامنه  ISO 9001 در حوزه کسب و کار شما اعمال می شود؟

مشاوره پیاده سازی و صدور گواهینامه iso 9001

در بسیاری از موارد دامنه ISO 9001 سازمان شما را به طور کامل پوشش می دهد. اما اگر خدمات شما بین دو صنعت تقسیم شود، ممکن است برخی از بخش ها را شامل نشود و شامل معافیت شوید.

یک معافیت دیگر زمانی است که QMS شما فقط یک مکان فیزیکی از شرکت بین المللی شما را پوشش می دهد و شما فقط می خواهید آن مکان دارای گواهینامه ISO باشد.

اگر دامنه  ISO 9001به تمام بخش های سازمانتان بست داده می شود، به طور وضح بخش های مشمول را مشخص کنید.

نمونه ای از بیان دامنه:

اسم ها کاملا تخیلی هستند.

    شرکت تولیدی خودروی آجیلیان، با دفاتری در تهران، مشهد، کیش، تبریز، ماشین آلات خودرو و اجزای آنها را تولید می کند.

در انتهای کار، بیان اینکه شما بهترین شرکت یا صنعت پیشرو در کشور هستید، لازم نیست. چنین صفت هایی را که بیش از حد رایج هستند برای بازاریابی ذخیره کنید. هنگام نوشتن محدوده، شما فقط قرار است کاربرد و مرزهای سیستم مدیریت را توضیح دهید. شما در اینجا سعی در فروش ندارید.

ممکن است درج کلیه عوامل داخلی، خارجی، محصولات و خدمات، همه افراد ذیربط و … امکان پذیر نباشد. اما حداقل باید سعی کنید ملاحظات اصلی را جمع بندی کنید. به خاطر داشته باشید که سیاست ISO 9001: 2015 شما را ملزم می کند دامنه را به عنوان داده های مستند حفظ کنید. مجدداً توجه داشته باشید که این اطلاعات باید برای افراد ذیربط قابل دسترسی باشند. اسناد زیاد (یا اطلاعات مستند) لازم نیست. همچنین نیازی به ثبت هر کاری نیست که شرکت شما انجام می دهد.

کلید ایجاد یک سند غیر پیچیده شروع کار با تعریف نیاز به محدوده ISO 9001 است.

نکاتی برای نوشتن بیانیه دامنه:

این سوالات را پس از اولین پیش نویس از خود بپرسید.

  • آیا اطلاعات مرتبط است؟
  • چگونه به افرادی که به محصولات یا خدمات ما نیاز دارند کمک خواهد کرد؟
  • سایر الزامات انطباق که دامنه را الزام می کند چیست؟
  • آیا بیانیه دامنه از فعالیت های تجاری پشتیبانی می کند؟
مشاوره پیاده سازی و صدور گواهینامه iso 9001

باید پاسخ ها قانع کننده باشند، در غیر اینصورت، باید بیانیه محدوده را دوباره ارزیابی و تجدیدنظر کنید.

سیستم پیچیده :

آیا تجارت شما سعی در زنده نگه داشتن سیستم دارد؟ شاید سیستم شما بیش از حد پیچیده باشد و روند مستند سازی رویه ها و پر کردن فرم ها هیچ ارزشی نداشته باشد.

چطور شما سیستم را ساده و عملی نگه دارید؟ بهترین ایده این است که به جای اسناد و مدارک، روی پیشرفت ها و نتایج تمرکز کنید.

عجله در نوشتن محدوده:

ارائه یک متن محدوده ISO زمانبر است. تلاش برای تهیه پیش نویس در مدت زمان کوتاه نتیجه معکوس خواهد داشت. بنابراین مهم است که شرکت شما برای برنامه ریزی، نوشتن و بازنگری وقت بگذارد. عدم عجله همچنین به پیاده سازی سیستمی کمک می کند که در واقع می تواند محصولات و خدمات شما را بهبود بخشد.

درک مشتری:

هدف ISO 9001 بهبود رضایت مشتری است. به همین دلیل است که شما باید قبل از نوشتن محدوده، بدانید که مشتریان شما واقعاً چه می خواهند، این پرسش را به وجود می آورد: آیا وقت خود را برای شنیدن صحبت های مشتری اختصاص می دهید؟ اگر بله، در موقعیتی خواهید بود که می توانید به این هدف برسید.

نیازی به نظرسنجی پیچیده مشتری نیست. شما می توانید به سادگی چند سوال بپرسید تا اطلاعات کافی را برای تعیین تغییراتی که این هدف را برآورده می کند، جمع آوری کنید.

نداشتن منابع مناسب:

بدون منابع لازم برای اطمینان از کیفیت، به احتمال زیاد با مشکلات کیفی روبرو خواهید شد. وقتی پرسنل نالایق در ایجاد زمینه دخیل باشند، ایجاد مشکل خواهند کرد.

این پرسش ها را در نظر بگیرید:

آیا فضاهای کاری و تجهیزات قابل اطمینان هستند؟ آیا محیط کار مانع روند ایجاد حوزه می شود؟ آیا محصولات را تخریب می کند و یا آنها را تبلیغ می کند؟

عدم استفاده صحیح از فرایند اقدام اصلاحی:

سازمان شما باید وقت بگذارد تا مشکلات اساسی را ارزیابی کند و افراد مناسب را درگیر این روند کند. برخی از مشکلات به طور مکرر وجود دارند، بنابراین استفاده صحیح از فرایند اقدام اصلاحی می تواند تکرار مشکل را از بین ببرد.

نداشتن حسابرس باتجربه:

در بیشتر موارد، حسابرسان داخلی آموزش یا تجربه مناسبی برای تفکیک موضوعات بزرگ از موارد کوچک در الزامات ISO ندارند. حسابرسان باید روی مسائلی تمرکز کنند که به سازمان ها کمک می کند تا سیستم ها و فرایندهای خود را بهبود بخشند.

نداشتن برنامه منحصر به فرد:

آنچه برای یک شرکت مفید است ممکن است برای شرکت دیگری مفید نباشد. هر موجودیت منحصر به فرد است و بنابراین باید بر زمینه خاص خود تمرکز کند تا یک دامنه ISO مناسب ایجاد کند.

سپردن آن به یک فرد:

کل سازمان باید در ایجاد دامنه ISO 9001 نقش داشته باشد. هر فرد ذی نفع باید بر سیستم مدیریت کیفیت اشراف یابد تا بتواند آن را عملی سازد.

تا زمانی که کارگران از کیفیت برخوردار نباشند، هیچ فرد خارجی به آنها در دستیابی به آن کمک نمی کند. به همین دلیل آموزش برای ایجاد ارزش افزوده در شرکت شما بسیار ضروری است.

سازمان شما باید گواهینامه ISO 9001: 2015 را داشته باشد تا توانایی خود را در ارائه محصولات و خدمات به طور مداوم نشان دهد. قبل از اعطای گواهینامه توسط یک ثبت کننده معتبر، خدمات شما باید مطابق با الزامات نظارتی، قانونی و مشتری باشد.

سازمان صدور گواهینامه سازمان شما را در فواصل زمانی مشخص بررسی می کند تا مطابقت با استاندارد ISO 9001: 2015 را تعیین کند.

برخی از مزایای صدور گواهینامه ISO شامل:

مشاوره پیاده سازی و صدور گواهینامه iso 9001
  • بهبود رضایت مشتری؛
  • کیفیت پیشرفته محصولات و خدمات؛
  • فرایندهای استاندارد شده؛
  • حصول اطمینان از فرهنگ توسعه مداوم؛

اطمینان حاصل کنید که همه افراد درگیر مزایای صدور گواهینامه ISO را کاملا درک می کنند. پشتیبانی مدیریت ارشد کلید اصلی است اما همه علاقه مندان باید در روند نوشتن دامنه مشارکت داشته باشند.

چرا دامنه مهم است؟

دامنه به ثبت اسناد و رویه ها کمک می کند تا تعیین کند که چه زمینه هایی نیاز به حسابرسی دارند. در دامنه مورد نظر، باید نوع محصولات و خدماتی را که ارائه می دهید بیان کنید.

فراموش نکنید که برای الزامات غیر قابل استفاده دلیل و توضیح ارائه کنید.

اگر محصولات خود را طراحی نمی کنید، این مسئله را در دامنه قید کنید. اگر شرکت شما دارای چندین بخش مجزا است، تمام مکان هایی را که در حوزه QMS گنجانده شده یا از آن خارج شده اند، لیست کنید.

به عنوان مثال:

اگر اسباب بازی تولید می کنید، دامنه باید شامل تمام وظایف اصلی تولید اسباب بازی در مکان خاص کسب و کار شما و همچنین توزیع اسباب بازی برای بچه ها در هر سنی باشد.

یکی از بزرگترین اشتباهاتی که شرکت ها مرتکب می شوند، اجرای دامنه ISO بدون دلیل معتبر است. شما نمی توانید صرفاً بیانیه اداری را بر اساس انطباق و یا ایجاد یک بیانیه ایجاد کنید.

درک روند توسعه دامنه ISO از ابتدا تا انتها و آنچه که ثبت کننده به دنبال آن است نکته کلیدی در ایجاد بیانیه دامنه مفید و سازگار است.

اشتراک گذاری در facebook
Facebook
اشتراک گذاری در twitter
Twitter
اشتراک گذاری در linkedin
LinkedIn
اشتراک گذاری در telegram
Telegram
اشتراک گذاری در whatsapp
WhatsApp

جهت کسب اطلاعات بیشتر از فرایند اخذ گواهی نامه ها، استعلام قیمت و هر گونه سوالی دیگر اطلاعات خود را وارد نمایید تا در اولین فرصت با شما تماس بگیریم.