استراتژی کایزن – کلید موفقیت رقابتی کسب و کارها

کایزن یک اصطلاح ژاپنی به معنای تغییر برای بهبود بهتر یا بهبود پایدار است. این یک فلسفه تجاری ژاپنی است که به فرآیندهایی مربوط می شود که به طور مداوم عملیات را بهبود می بخشد و همه کارکنان را درگیر می کند. کایزن بهبود بهره وری را فرآیندی تدریجی و منظم می داند.

مفهوم کایزن طیف وسیعی از ایده ها را در بر می گیرد که از جمله این ایده ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• کارآمدتر و موثرتر کردن محیط کار با ایجاد یک فضای تیمی
• بهبود روش های معمولی و روزمره
• اطمینان از مشارکت کارکنان
• ایجاد یک شغل ایمن تر که با رضایت بیشتر و  خستگی کم تر همراه است.

هدف کایزن چیست؟

برخی از اهداف کلیدی فلسفه کایزن شامل کنترل کیفیت، تحویل به موقع، کار استاندارد، استفاده از تجهیزات کارآمد و حذف ضایعات است.

هدف کلی کایزن ایجاد تغییرات کوچک در یک دوره زمانی برای ایجاد پیشرفت در یک شرکت است که این بدین معنا نیست که تغییرات به آرامی اتفاق میفتد. فرآیند کایزن به سادگی تشخیص می دهد که تغییرات کوچک در حال حاضر می تواند تاثیرات بزرگی در آینده داشته باشد.

پیشرفت ها می تواند توسط هر کارمندی در هر زمانی حاصل شود. ایده این است که همه در موفقیت شرکت سهم دارند و همه باید در هر زمان برای کمک به بهبود مدل کسب و کار تلاش کنند.

بسیاری از شرکت ها مفهوم کایزن را پذیرفته اند. مهم ترین آنها، تویوتا است که از مفهوم و فلسفه کایزن در سازمان خود استفاده می‌کند و کایزن را یکی از ارزش های اصلی خود می داند. تویوتا برای بهبود سیستم تولید خود، همه کارمندان را تشویق و توانمند می‌سازد تا زمینه‌ های بهبود بالقوه را شناسایی کرده و راه حل‌های عملی ایجاد کنند.

اصول کایزن

کایزن در طول دهه ۱۹۸۰ در آمریکا محبوبیت پیدا کرد، زمانی که شرکت های آمریکایی متوجه شدند که شرکت های ژاپنی پس از به کارگیری فلسفه کایزن از آنها بهتر عمل می‌کنند. تمام هدف کایزن این است که شناسایی کند که فرآیندها از کجا خراب می شوند و مشکلات از کجا نشات می گیرند و علت اصلی مشکل را از جایی که شروع می شود، پیدا کنند. در فلسفه کایزن، حتی رهبران باید آماده باشند تا اشتباهات خود را بیابند و با استفاده از اصول کایزن به آنها رسیدگی کنند. هیچ کس برای این خطاها یا اشتباهات در محیط کایزن مجازات نمی شود بلکه این خطاها و اشتباهات به عنوان فرصت هایی برای رشد و یادگیری در نظر گرفته می شوند.

پنج اصل اساسی در کایزن وجود دارد:

• مشتری خود را بشناسید: مشخص کنید که مشتری شما چه چیزی می خواهد و چگونه می توانید تجربه آنها را بر اساس ارزشی که برای آنها دارد، بهبود بخشید.
• بگذارید جریان پیدا کند: کاهش و حذف ضایعات باید از اهداف کلی سازمان باشد که در آن همه افراد در سازمان بر انجام این هدف متمرکز شوند.
• به Gemba بروید: Gemba یک اصطلاح ژاپنی به معنای “مکان واقعی” است. عمل را بشناسید و محل ایجاد ارزش را پیدا کنید و برای اعمال اصول کایزن به آنجا بروید.
• توانمندسازی افراد: تیم هایی را با دستورالعمل ها و اهداف روشن سازماندهی کنید، اما مطمئن شوید که آنها را به ابزارها و سیستم های مناسبی که برای موفقیت نیاز دارند مجهز کنید.
• شفاف باشید: از داده ها برای نشان دادن این که چگونه بهبودها سازمان را تغییر می‌دهند، استفاده کنید تا “ملموس و قابل مشاهده” باشند.

مزایا و معایب کایزن چیست؟

دلایل متعددی وجود دارد که کایزن می‌تواند برای یک سازمان یک مزیت باشد. با این حال، شرایطی وجود دارد که برای آنها آنچنان که باید مناسب نیست. برخی از مزایا و معایب آن را در زیر فهرست می کنیم:

مزایا:

• رضایت بیشتر کارکنان
• بهبود رضایت مشتری
• کاهش جابجایی کارکنان
• تقویت وفاداری کارکنان
• هزینه های پایین تر
• بهره وری بیشتر
• حل بهتر مشکل

معایب:

شرکت هایی که دارای فرهنگ ارباب رعیتی بوده و ارتباطات بسته دارند، ممکن است برای ایجاد یک محیط پذیرا، ابتدا نیاز به تغییرات فرهنگی داشته باشند.

رویدادهای کوتاه مدت کایزن ممکن است موجی از هیجان ایجاد کند که سطحی و کوتاه مدت است و بنابراین پایدار نیست.

مراحل صدور گواهینامه ایزو

مرحله اول

فرم شناخت طاها مدیران را تکمیل کنید تا بتوانیم شرکت و نیازهای شما را درک کنیم. این کار را می توانید با تکمیل فرم درخواست رسمی آنلاین انجام دهید. ما از این اطلاعات برای تعریف دقیق دامنه ارزیابی شما استفاده خواهیم کرد.

مرحله دوم

هنگامی که درخواست شما را مشاهده کرده ایم، با شما تماس خواهیم گرفت و متناسب با نوع درخواست شما اطلاعات لازم را برای شروع همکاری به شما خواهیم داد. زمانی که سازمان شما شرایط لازم برای دریافت گواهینامه را داشت، همکاران ما حسابرسی اولیه صدور گواهینامه ایزو را تشکیل می دهند. توجه داشته باشید همکاران ما در روز ممیزی در کنار شما خواهند بود و از مجموعه شما دفاع میکنند.

چرخه کایزن برای بهبود مستمر

کایزن را می توان در یک چرخه هفت مرحله ای برای ایجاد محیطی مبتنی بر بهبود مستمر پیاده سازی کرد. این روش سیستماتیک شامل مراحل زیر است:

• کارمندان را درگیر کنید. به دنبال مشارکت کارکنان، از جمله درخواست کمک از آن ها برای شناسایی مسائل و مشکلات باشید، این کار باعث ایجاد انگیزه برای تغییر می شود که اغلب، این فرآیند به عنوان گروه های خاصی از افراد سازماندهی می شود که وظیفه جمع آوری و انتقال اطلاعات از گروه وسیع تری از کارمندان را بر عهده دارند.
• مشکلات را پیدا کنید. با توجه به بازخورد وسیع از همه کارکنان، لیستی از مشکلات و فرصت های بالقوه را جمع آوری کنید و در صورت وجود مشکلات زیاد، فهرستی از آن ها را ایجاد کنید.
• راه حل ارائه دهید. کارمندان را به ارائه راه حل های خلاقانه یا هر نوع ایده ای تشویق کنید، یک راه حل یا راه حل های برگزیده را از ایده های ارائه شده انتخاب کنید.
• راه حل را تست کنید. راه حل برگزیده در بالا را در حضور همه کارکنان اجرا کنید.
• برنامه های آزمایشی ایجاد کنید یا گام های کوچک دیگری برای آزمایش راه حل بردارید.
• نتایج را تجزیه و تحلیل و پیشرفت را بررسی کنید و میزان موفقیت آمیز بودن تغییر را مشخص کنید.
• درصورت مثبت بودن نتایج، راه حل را در سراسر سازمان به کار بگیرید.

این هفت مرحله باید به طور مداوم تکرار شوند و راه حل های جدید در صورت لزوم آزمایش شوند یا لیست های جدیدی از مسائل و مشکلات حل شوند.

رویکردهای دیگری نیز برای چرخه کایزن وجود دارد، مانند رویکردی که به چهار مرحله تقسیم می شود: برنامه ریزی، انجام، بررسی، عمل یاPDCA که به چرخه شوهارت یا چرخه دمینگ نیز معروف است.

انواع رویدادهای کایزن

اگرچه هدف کایزن تغییر فرهنگی گسترده است، اما رویدادهای کایزن برای شروع تلاش‌ها یا تمرکز بر مجموعه خاصی از مشکلات تکامل یافته‌اند.

در غرب، این تلاش های متمرکز در جهت ایجاد تغییرات سریع برای دستیابی به یک هدف کوتاه‌مدت اغلب در حد تلاش‌های کایزن است. نام های متعددی با رویدادهای کایزن مرتبط است، از جمله کایزن بلیتز، انفجار کایزن، کارگاه کایزن، کارگاه بهبود متمرکز، کارگاه بهبود مستمر و کارگاه فرآیند سریع. این رویدادها می‌توانند بر ابزارهای مختلفی تکیه کنند یا بر حوزه‌های خاصی تمرکز کنند، مانند چارچوب ۵S، حفظ تمام محصول تولیدی و نقشه‌ جریان ارزش.

چارچوب ۵S کایزن

چارچوب ۵S بخش مهمی از سیستم کایزن است و یک محل کار فیزیکی ایده آل را ایجاد می کند.

۵S بر ایجاد نظم بصری، سازماندهی، پاکیزگی و استانداردسازی برای بهبود سودآوری، کارایی، خدمات و ایمنی تمرکز دارد. ۵S در کایزن، فرآیندی است که اغلب در تولید ناب به‌کار می‌رود و به ۵ مرحله از بهبودی اشاره دارد:

تفکیک کردن (Sort)

مرتب کردن (Straighten)

تمیز کردن (Sweep)

استاندارد کردن (Standardize)

ادامه دادن (Sustain)

برنامه‌ی ۵S، هر کدام از این مراحل را در زمان مناسب آن دنبال می‌کند.

ابزارهای اصلی کایزن چیست؟

روش کایزن بسته به هدف از ابزارهای مختلفی استفاده می کند. به عنوان مثال، ابزار ۵S اغلب در تولید ناب و برای اطمینان از کارآمد، سازنده بودن و ایمنی محل کار استفاده می شود. JIT و Kanban برای کنترل موجودی استفاده می شوند. پنج چرا (چه، کی، کجا، چرا و چه کسی) ابزاری است که برای آشکار کردن علت اصلی یک مشکل استفاده می‌شود. نقشه‌ جریان ارزش، یک ابزار تحلیلی است که برای شناسایی مکان های حذف ضایعات استفاده می‌شود. رویدادهای پیگیری ابزارهایی هستند که برای بهبود پایدار استفاده می شوند.

نمونه ای از کایزن

تویوتا نمونه معروف شرکتی است که از کایزن برای حفظ موفقیت خود استفاده می کند. یکی دیگر از نمونه‌های رایج شناخته شده کایزن، شرکت فورد موتور است که ازکایزن برای کاهش زمان لازم برای تکمیل فرآیندهای مختلف تولید، استفاده می کند.

گواهینامه و آموزش کایزن

موسسه کایزن که توسط برند کایزن اداره می شود، سه سطح گواهی ارائه می دهد که کایزن را در سطح بالاتری پوشش می دهد. موسسه Acuity همچنین یک برنامه صدور گواهینامه Kaizen Leader با دو ماه دوره آنلاین ارائه می دهد که دیدگاه گسترده تری از فلسفه کایزن را از دید رهبری ارائه می دهد. موسسه استراتژی مدیریت (MSI) همچنین یک کارگاه آموزشی کایزن را با آموزش و گواهی ارائه می دهد که کایزن را از منظر تجاری متمرکزتر نیز پوشش می دهد.

از آنجایی که کایزن قرار است به طور کلی در سازمان مورد استفاده قرار گیرد، حتی اگر با هدف توسعه نرم افزار یا فرآیندهای فناوری اطلاعات باشد، این گواهینامه ها همچنان می توانند منابع ارزشمندی را برای کسانی که علاقه مند به استفاده از کایزن در فناوری اطلاعات هستند ارائه دهند. اما می‌توانید گواهی‌های IT کایزن خاص‌تری مانند گواهینامه Lean IT Kaizen از Exin یا گواهی Kaizen از شرکت Lean Six Sigma را پیدا کنید.

طاها مدیران چگونه می‌تواند در فرآیند دریافت ایزو به شما کمک کند؟

هزینه اخذ گواهینامه ایزو

برای درخواست استعلام هزینه و اخذ گواهینامه ایزو معتبر اقدام کنید.